Secrets dévoilés pour S’organiser et Être Productif

C’est avec plaisir que j’accueille aujourd’hui un article invité de ma rédactrice : Chantal. Elle est très productive tout en faisant un travail d’une rare qualité ! Elle vous donne aujourd’hui ses conseils pour rester productive, surtout quand on travaille sur internet ! C’est parti !

Merci à Mlle WebMarketing de me donner cet espace pour relever son défi : vous donner des conseils pour être productif !

Et pour ça, je vais vous dévoiler au moins 2 de mes secrets !

Tout d’abord, un petit mot pour me présenter.

Je suis une autodidacte et mon évolution commence depuis la simple machine à écrire style « Remington », celle où je me cassais les ongles tellement les touches étaient dures à enfoncer !

J’ai donc connu les « traitements de textes », le minitel (pas rose ha ha ha…), et les tous premiers ordinateurs.

Si vous voulez en savoir plus sur cette aventure, vous pouvez cliquer sur « A propos » de mon blog Doc’Cp4 Informatique.

Vous avez déjà dû vous rendre compte à quel point l’informatique peut être chronophage !

Et si ce n’est pas le cas, vous n’allez pas tarder à le vivre. 😉

Donc, si vous vous destinez à vivre de votre passion sur le web, il vaut mieux dès le départ prendre de bonnes habitudes.

Déjà, soyez organisé(e) !

A ce stade, vous êtes censé(e) savoir sur quel thème (votre passion) vous allez démarrer votre futur job.

Si vous n’en êtes qu’au B.A. BA, voici un petit rappel des choses essentielles à faire :

• Déposer votre nom de domaine,
• Trouver un hébergeur comme OVH
• Installer un système de gestion de contenu comme WordPress (mais sachez que vous y accédez directement et gratuitement depuis OVH)
• Trouver votre thème, en quelque sorte la « déco » de votre blog
• Créer vos pages

Et vous devrez vous familiariser avec tout ça !

Vous allez voir un peu partout qu’en 2/3 clics, vous installez ceci ou cela et que c’est très facile.

Très facile… peut être mais surtout pour la personne qui connait déjà !

Pour le débutant, c’est autre chose.

Chaque nouvelle installation demande à se familiariser avec son environnement.

Vous passerez du temps à prendre vos repères et au fur et à mesure que vous avancerez, vous vous rendrez compte que vous avez d’autres besoins pour que votre (futur) business fonctionne…

Par exemple, lorsque vous vous lancerez dans votre premier article.

Vous comprendrez alors qu’écrire du contenu, c’est bien mais qu’il est impératif d’avoir des abonnés !

Il vous faudra donc installer un auto-répondeur comme SG AR (c’est mon préféré) ou MailChimp dont Mlle WebMarketing parle souvent.

Et voilà à nouveau tout un domaine que vous aurez besoin d’apprivoiser depuis la création de vos listes, de leurs formulaires et des mails de relance.

Forcément, si vous décidez de vous lancer sur le web, arrivera le moment où vous proposerez des produits à l’achat.

Deux solutions :

• Votre propre création
• L’affiliation et je vous recommande la formation de Mlle WebMarketing !

Dans les deux cas, nouvelle « école » et l’apprentissage de toute la mise en place que cela impose.

Pas d’affolement !

Énuméré ainsi, cela peut faire peur.

Mais, si vous allez étape par étape en prenant le temps de vous familiariser avec chacune d’entre elles, vous deviendrez un(e) blogueur(se) professionnel(le).

Et là, je reviens à la notion de l’organisation en vue d’être productif.

L’anti-production serait de vouloir brûler les étapes.

Un des pièges d’entrer en créativité, c’est de vouloir foncer tous azimuts sans prendre le temps, justement, de bien assimiler chaque étape !

Effectivement, lorsque nous avons un projet, nous sommes emballés par celui-ci et nous avons hâte que tout soit mis en place… tout de suite… même hier… si c’était possible, ha ha ha

Et bien,

L’un de mes secrets, prendre le temps

Oui, prendre le temps d’apprendre correctement le fonctionnement de chaque outil.

Contrairement à ce que vous pouvez croire, vous GAGNEREZ un temps considérable en prenant le temps.

Cela vous parait paradoxal ? Et bien non, parce que nous parlons ici d’être productif.

Si vous vous lancez tête baissée, en ne faisant que l’essentiel d’une mise en place, ignorant de tout connaitre…

Dès le premier clash, dès le premier « truc » qui ne fonctionnera pas comme vous le souhaitez, il y a fort à parier que vous serez obligé(e) de revenir aux fondamentaux de l’outil qui vous pose problème.

Pourquoi ? Simplement parce que vous n’aurez pas pris le temps de comprendre tout son fonctionnement.

De cette façon, vous serez amené(e) à tout revoir et… parfois, à tout refaire !

Que de temps perdu !!!

Sans compter la démotivation qui peut suivre la déception de ne pouvoir avancer plus vite.

Conclusion, pour être productif

Prenez le temps d’apprendre !

Être productif, c’est aussi faire du TEMPS son allié.

Il y a beaucoup à dire sur cette notion du temps.

Tout à l’heure, je vous parlais de l’informatique « chronophage ».

Lorsque vous êtes dans la créativité du montage de votre projet, d’un article ou d’un produit à créer etc.

Les heures défilent sans que vous en ayez conscience SAUF lorsque vous avez mal au dos, que vous n’arrivez plus à aligner deux lignes ou que vous ne faites que des c……. heu… bêtises.

Sur le web, vous trouverez plein de conseils pour être productif !

Par exemple, vous lirez :

• Que travailler tôt le matin est productif
• Qu’il faut faire une seule tâche à la fois
• Qu’il y a nécessité à tenir une To-Do list ou un agenda
• De limiter votre temps lorsque vous êtes sur les réseaux sociaux (1h par jour est suffisant)
• Pourquoi c’est important de traiter ses mails 2 fois/jour et non pas au coup par coup
• De ne pas répondre au téléphone lorsque vous êtes concentré(e) sur l’écriture
• A quel point « procrastiner » est préjudiciable
• Qu’il vous faut garder une journée « non bureautique »
• Que vous déconnecter vous fera le plus grand bien (c’est sûr !)
• De vous donner des plages horaires de « bureau » surtout si vous êtes à la maison…
• D’avoir une alarme pour garder la notion du temps (très intéressant !!!) etc.

Tous ces conseils ont leurs intérêts mais bon, la liste serait trop longue et je vous laisse en découvrir plus dans vos recherches.

Ce qui m’intéresse, c’est de revenir sur la meilleure attitude à avoir pour être productif.

Un autre de mes secrets… NOTRE rentabilité

Une des plus fortes croyances est, quand travaillant tôt le matin, nous sommes plus productifs et donc, nous avons plus de rentabilité.

« Faux, mon capitaine » !

Et j’en suis un exemple parfait.

Moi, le matin, il ne faut pas venir m’enquiquiner.

J’ai besoin de démarrer ma journée en douceur.

Pour revenir à mon propos ci-dessus, je prends mon temps mais quand « la machine » est en route, je deviens un bulldozer et j’abats un travail colossal.

Dans le passé, j’ai été « chasseur de têtes » et je faisais très attention au rythme biologique de la personne par rapport au poste recherché.

Chacun de nous avons un rythme de vie différent !

Même si la majorité des personnes se trouvent plus productives en travaillant tôt le matin, comment peut-on en faire une généralité alors que nous sommes tous dépendants de notre horloge biologique ?

Nous ne sommes pas nés à la même heure, nous n’habitons pas au même endroit, nous ne sommes pas du même sexe, nous n’avons pas la même vie, etc. et tous ces paramètres (et bien d’autres) influencent très fortement notre capacité à être plus ou moins productif.

Le rythme des saisons, le temps d’ensoleillement… tout cela joue aussi sur notre rythme biologique.

Si nous étions des « animaux » intelligents, nous devrions être en hibernation l’hiver c’est à dire travailler de façon moins soutenue.

A l’inverse, l’été, nous pouvons décupler notre temps de travail.

Lorsque je recherchais des profils pour un poste demandé, je déterminais à quel moment ils seraient au mieux de leurs capacités pour être rentables.

Certaines personnes sont aptes à adopter le rythme d’un travail de nuit plus que d’autres.

En résumé, ce n’est pas parce que « machin » travaille mieux le matin qu’il faudra l’imiter.

Donc, mon secret : vous écouter.

Plus exactement, écoutez votre corps.

C’est celui qui vous renseigne le mieux sur votre état général.

Lui qui saura vous dire que vous êtes fatigué(e), que vous en faites trop… ou pas assez.

Si vous estimez que vous n’êtes pas au mieux de votre forme au moment où vous lisez cet article, il y a fort à parier que vous ne vous respectez pas !

C’est préjudiciable à votre état de santé en premier et à votre productivité (ou rentabilité) par voie de conséquence.

Certains s’installent devant leur ordinateur avec de quoi boire et manger.

D’autres travaillent avec un fond musical.

Enfin, j’espère que c’est un fond… parce que franchement, écouter de la musique forte en travaillant, je doute que la concentration soit au top !

Pour peu que vous tombiez sur la chanson qui vous rappelle que votre mec vous a planté…

Il y en a même qui travaille avec la télé allumée !

C’est bon, ça, pour la santé, deux écrans qui envoient leurs bonnes ondes négatives !!! Ha ha

Même si, nous, les nanas avons la réputation d’être multi-tâches, nous ne pouvons pas être productives sans un minimum de concentration.

Surtout lorsque nous parlons d’écriture ou de création d’un produit, d’une formation etc.

Avoir du bon contenu demande d’être bien concentré(e), de faire des recherches sur le net et au travers de différents bouquins.

Mon conseil : savoir s’arrêter pour mieux repartir

Globalement, nous avons une capacité d’attention d’environ 2 heures.

Je parle d’attention pour accomplir une tâche. Notre capacité d’écoute est bien moindre.

Plutôt que d’avoir à boire et à manger près de votre ordinateur, je vous conseillerai plutôt de faire une vraie pause.

Si vous savez écouter votre corps, vous saurez à quel moment il est temps de faire cette pause.

Dans le cas contraire, je vous invite à démarrer votre organisation en mettant une alarme toutes les deux heures.

Bien sûr que là aussi, « 2 heures » n’est qu’une indication.

Certains auront besoin de pauser plus souvent et d’autres pourront tenir 3/4h (ce qui est mon cas SI j’ai pris le temps de bien démarrer ma journée).

Dans tous les cas, faites cette pause pour vous restaurer, boire, (buvez beaucoup d’eau lorsque vous êtes devant votre écran), vous oxygéner, respirer, faire un tour dans votre jardin ou sur votre balcon.

Faites des étirements !!!

   Et pas que devant votre ordinateur ! 😉

Il est très difficile de travailler sur un ordinateur en gardant un dos bien droit, des jambes décroisées et un port de tête qui respecte vos cervicales… pensez à vous étirer régulièrement.

Bref, faites un break !

Combien de temps ? Là encore, écoutez votre corps.

Vous verrez que si vous le faites correctement, dix minutes ou 1/4 d’heure suffiront.

Et loin d’être du temps de perdu, vous gagnerez en productivité !

Ne me croyez pas, faites le test sur plusieurs jours.

Vous reviendrez me dire les résultats dans les commentaires ci-dessous.

Conclusion, pour être productif

Prenez le temps de vous écouter !

Voici un exemple pour bien organiser votre semaine et être productif, à adapter bien sûr, selon tout ce que je viens de vous expliquer.

C’est pourquoi je vais rester « générale » et ne pas vous enfermer dans des horaires qui ne vous conviendraient pas.

Chaque jour 

A l’ouverture de votre ordinateur :

Ouvrir votre agenda pour avoir la perspective de vos tâches 5minutes

Voir vos mails d’une 1/2h à 1h

supprimer ceux qui ne vous intéresse pas (pas la peine de vous dire que « ça », vous le verrez plus tard, il y a de fortes chances que vous ne le ferez jamais)

répondre, classer etc. pour ne pas vous « envahir », votre boite mail doit quasiment n’avoir qu’une dizaine de mails… tout le reste doit être classé dans vos documents.

Aller sur vos réseaux sociaux 1h

poster, tweeter, relancer d’anciens articles, créer des évènements etc.

Passer vos coups de fils 1/2h

apprenez à aller à l’essentiel au téléphone !

je parle ici des coups de fils professionnels, les privés, vous les donnerez sur votre temps privé

PAUSE

Travail à proprement parler sur votre métier de blogueur, blogueuse

Écrire un article de 2 à 4h, voir plus

difficile d’en définir le temps car il dépend de votre capacité à écrire, des recherches nécessaires à sa création, de trouver les photos (libre de droits) pour l’illustrer etc. et du sujet sachant qu’un bon article dépasse souvent les 1 000 mots…

Donc, PAUSE pendant l’écrit

et c’est très positif car, après cette pause, vous avez décompressé et récupéré de l’énergie

vous pouvez lire ce que vous avez écrit, en vérifier le fil conducteur et repartir plein(e) d’entrain pour sa suite

en cas de « panne » (le coup de la page blanche ou le doute pour savoir comment continuer), vous verrez que la pause vous aura clarifié les idées

Je vous déconseille de cumuler deux grosses tâches

Le jour où vous faites un article, n’allez pas cumuler avec la création d’un produit ou l’enregistrement d’une vidéo !

Votre capacité de concentration a ses limites.

De plus, vous allez vite vous apercevoir que l’énergie demandée pour la création d’un article ou celle d’un produit n’est pas la même.

Sur votre agenda, vous pouvez simplement noter le temps « de créativité » sur une plage de 2 à 4 en vous laissant l’envie de faire l’un ou l’autre selon votre humeur du jour.

Mais attention !

Si vous avez du mal à vous organiser, décidez, par exemple, que tous les mardis vous faites un article et tous les vendredis, vous travaillez sur la mise en place d’un produit…

Certains blogueurs se lancent le défi de faire, par exemple, une vidéo par jour…

Pourquoi pas ?

Mais, dans ce cas, prévoyez votre vidéo le matin et l’article prévu tel jour… l’après-midi ou inverser si vous êtes plus performant(e) l’après-midi : mieux vaut être au TOP sur votre vidéo.

Selon votre capacité à créer, vous passerez plus de temps (surtout au début) donc, évitez « de vouloir à tous prix terminer » le jour même !

C’est le meilleur moyen de perdre votre motivation car vous allez dépasser votre seuil de fatigue acceptable.

Si vous souhaitez vivre de votre passion, il faut rester dans le plaisir de travailler, on est d’accord ?

Croyez-moi, vous ne ferez pas que des semaines de 35h lorsque vous serez au niveau professionnel !

Donc, soyez attentif, attentive, à garder votre motivation.

Vous travaillez pour la pérennité, pas pour n’exister que 3/4 mois, OK ?

Fin de journée

Et quand je dis « fin de journée », il s’agit de votre planning « professionnel ».

Je ne parle pas de la fin de journée selon la vie sociale…

Rappelez-vous : selon votre rythme biologique, vous travaillerez peut être mieux le soir et une partie de la nuit… la fin de journée sera en fonction de votre organisation.

Vous avez créé, vous pouvez vous féliciter et boucler votre temps de travail :

Vérifier les mails de la journée, trier, classer, répondre etc. 1/2h à 1h

Idem pour les réseaux sociaux 1/2h à 1h mais si vous êtes trop fatigué(e), je vous le déconseille.

Ils pourront attendre le lendemain matin 😉

Vérification de votre agenda 5 à 10 minutes

Cochez tout ce qui a été fait en étant fier, fière, de vous… cela fera du bien à votre positivité

Reportez au lendemain ce qui n’a pu être fait… sans vous juger… il y a des jours où vous serez plus performants que d’autres et c’est NORMAL.

Vous voyez que globalement, vous en êtes à une journée de travail de 7 à 8h

A vous de voir, en fonction de vos ambitions et de votre vie privée si vous devez réduire ce temps.

Peu importe si vous faites un article étalé sur 2 jours ou plus, ce qui est important c’est qu’il soit fait avec le cœur et de qualité.

Et surtout, n’oubliez pas de faire une journée « relâche »

Oui, j’y tiens !

Notez dans votre agenda une journée (ou plus) où vous vous déconnectez complètement de votre vie de blogueur(se) !

Dans ce dernier conseil, je n’inclus pas les WE…

Là aussi, selon votre vie personnelle, vous devez garder les WE pour votre famille, vos amis.

Maintenir une vie sociale est très important et ce peut être le danger de tout travail fait à la maison : il est facile de s’enfermer dans son job surtout quand il plait !!

En définitif,

Retenez que pour être PRODUCTIF et RÉUSSIR :

Vous devez bien vous organiser et pour cela, PRENDRE LE TEMPS et ÉCOUTER VOTRE CORPS.

Qu’en pensez-vous ?

Cela me ferait très plaisir de lire vos commentaires et j’y répondrai personnellement.

A bientôt,

*crédits photos contenus dans cet article 123RF